Más del 40% de los Travel Managers negocia las tarifas según el método tradicional

Madrid, 15 de noviembre de 2017.- ¿Cómo negocian los Travel Managers (TC) las tarifas hoteleras de su empresa? El 41,4 % de los entrevistados afirma negociar las tarifas mediante un proceso manual; el 23,4 %, mediante herramientas electrónicas de su empresa; el 30,6 %, negocia mediante una externalización parcial de los servicios y solo el 4,6 %, negocia las tarifas mediante un servicio totalmente externo. Son algunos de los datos que se extraen de la encuesta mundial realizada por HRS Global Hotel Solution, titulada ‘Externalizar el proceso de viaje: cómo evolucionan las habilidades de los gestores de viajes’. Esta desvela cómo evolucionará la externalización de los viajes corporativos y cómo cambiarán las habilidades de los Travel Managers para adaptarse a esta nueva tendencia.

El cuestionario se ha realizado a 150 Travel Managers de todo el mundo, un 68% pertenecía a EMEA, un 21% en Asia- Pacífico y 11% residía en el continente americano. En cuanto a su perfil más del 50% (53,2%) son mayores de 45 años, el 70,9% son responsables en compañías de más de 500 empleados, un 64,2% gestionan más de 1.000 días de viaje al año y el 60,7% gestionan un presupuesto de más de un millón de euros.

Los datos de HRS también nos ayudan a conocer el día a día de un Travel Manager. La gran mayoría afirma que se centran en la gestión de las negociaciones y transacciones (el 14,1 % afirma que, para obtener ahorros directos, negocian con los proveedores; el 10,4 % lo hace gestionando las relaciones con estos proveedores y el 9,9 % lo hace simplificando los procesos internos). Por lo tanto, las actividades diarias tienen un impacto mayor en comparación con las innovadoras actividades relacionadas con la gestión: el 9,3 % dedica su tiempo a buscar soluciones innovadoras para los programas hoteleros, mientras que el deber del cuidado y la satisfacción del viajero no es un aspecto muy importante, ya que solo el 7,4 % afirma buscar soluciones para mejorar la satisfacción de los trabajadores del sector.

En este sentido, el informe también incide en que en términos más generales, en los viajes corporativos, el 52,5 % de los gestores afirma no usar servicios externos. Las principales razones por las que la externalización no se lleva a cabo son el miedo asociado a los costes que pueda conllevar dicho proceso (17,1 %), a la pérdida de control sobre la negociación (13,2 %, cifra que asciende al 22,5 % en Italia), la falta de un retorno de la inversión evidente (12,5 %) y la falta de tiempo y personal (11,8 %).

Asimismo, se ha informado que esta falta de servicios externos también se atribuye a la presencia de diferentes departamentos que se involucran en la toma de decisiones: Compras (35,2 %), Dirección general (23,6 %), Recursos humanos (16,4 %), Administración (13,9 %) y Tecnología de la información (7,9 %).
¿Cuáles son las expectativas de la gestión hotelera sobre la externalización?
Indudablemente, la reducción de los costes directos, la selección específica de hoteles, la asistencia durante la negociación y la mejora de la satisfacción del viajero son algunos de los factores a tener en cuenta a la hora de la gestión hotelera en la externalización. También son importantes los temas asociados con la simplificación de los procesos internos, como la mejora del conocimiento del mercado hotelero por medio de datos de referencia y la capacidad de garantizar una mayor disponibilidad.

En cuanto a la evaluación que hacen en su compañía, según el 33 % de los encuestados el aspecto más valorado es su capacidad de obtener ahorros directos gracias a las negociaciones con los hoteles. El 22 % opina que se les debe evaluar en función de los ahorros indirectos que consiguen mediante procesos de optimización y el 20 %, por la satisfacción del viajero. Por lo tanto, para los gestores de viajes, no solo es fundamental mejorar la satisfacción de los viajeros, sino también identificar y reducir los costes ocultos y optimizar los procesos que aumentan la productividad con el objetivo de conseguir el reconocimiento de dos de las partes interesadas: el departamento de Compras y los directores financieros.

Para los Travel Managers las habilidades más importantes de su posición son la resolución de problemas, la coordinación de las diferentes acciones de la empresa, el conocimiento tecnológico del sector de los viajes, la experiencia en negociación y los conocimientos en el análisis de los datos. Sin embargo, este perfil cambiará en 3 años, según el estudio, la mentalidad innovadora ocupará el primer puesto seguida de su experiencia en gestión del cambio y su conocimiento de la tecnología de la industria de viajes.

Además, la investigación destaca que los gestores se consideran personas con mucha responsabilidad a la hora de tomar decisiones, a quienes se les confía la tarea de negociar con proveedores (mucho más ahora que en el pasado).

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